Miroのゲスト招待の方法
セミナーでMiroを活用する際、受講者をMiroにゲストとして招待することがあります。
その方法と、その招待を受けた受講者の「すること」について、ご説明します。
ゲストとして招待する
共有したいMiroボードの右上の「共有」から共有用のメニューを出します。
共有先に招待したい人のメールアドレスを入力し、右端の部分で「編集可」などの権限を付与します。付箋などを貼るなどの作業をしてもらう場合には、「編集可」にする必要があります。
その後、「招待を送る」をクリックします。
「チームまたはボードに招待する」画面が出るので、「ゲスト」クリックしたうえで、「ゲストとして招待」をクリックします。
チームメンバーを選択すると、課金対象になりますので、注意が必要です。招待する側は、ここまでで作業完了です。
招待された人の作業
招待を受けると、招待された人が作業する必要がありますが、これは、招待を受けた人がMiroのアカウントを持っているか否かで、作業内容が変わります。
招待された人がMiroアカウントを持っている場合
招待された人がMiroアカウントを持っている(招待欄に入れたメールアドレスがMiroアカウントにある)場合には、招待した人が入力したメールアドレスに次のようなメールが届きます。
「Go to board」をクリックすると、そのままMiroのボードに遷移し、招待を受けたMiroボードで作業できます。
自分のMiroのダッシュボードにも、招待を受けたボードがあるチームの画面ができ、左端のチームのリストから選択できるようになります。自分の所有するチームとは別に、チームが新たに追加されて切り替えて使えるようになりますが、あくまでもゲスト参加なので、チームのメンバーとはなりません。無料アカウントで自分のチームがある場合には、もうひとつ、ゲストとして参加できるチームが増えるイメージです。
招待された人がMiroアカウントを持っていない場合(招待メールアドレスではMiroアカウントを持っていない場合)
一方で、招待者が、招待欄に入れたメールアドレスでMiroアカウントがない場合には、以下のメールが届きます。
「Accept invitation」をクリックします。
もし、送信されたメールアドレスではMiroアカウントを持っておらず、しかし、すでにMiroアカウントを持っていて、すでにログインしている場合には、Miroのダッシュボードに遷移しますが、招待されたボードを見ることができません。招待されたメールアドレスと異なるメールアドレスのアカウントでは、ゲストとしては利用できないようです。次に説明する手順で、「メールアドレスで登録」画面を経てログイン画面から入ると、ボードにはアクセスできますが、ビジターとしての利用になってしまうようです。所有者に依頼して、Miroアカウントで登録されているメールアドレスで招待しなおしてもらう必要がありそうです。
ボードの所有者に改めて招待してもらうことが難しい場合は、そのまま無料アカウントを作ってしまうのもよいかもしれません。今後、Miroを使う場合にアカウントを切り替える必要はありますが、ゲストとして招待されて使う分には、無料アカウントで十分です。
あらたにアカウントを作る場合、やMiroのダッシュボードでログアウトします。ログアウトした状態で、あらためて「Accept invitation」をクリックすると、次のような登録画面になります。
ここで「メールアドレスで登録」か、「Googleで登録」をクリックします。
Googleアカウントで招待を受けた場合には、「Googleで登録」が便利でしょう。そのままアカウントができてしまいます。Googleアカウントを持っていれば、比較的簡単にMiroのアカウントを作ることができます。
一方で、そのほかのメールアドレスで招待を受けた場合には、「メールアドレスで登録」をクリックします。
名前を入力し、次の画面でパスワードを設定すると、Miroアカウントが作成できます。Googleアカウントを使っての登録よりは少し手間がかかりますが、比較的簡単に作成できました。
なお、ここではメールアドレスを入力する場所がありません。招待メールが送られたメールアドレスが自動で設定されます。
セミナー主催者は招待するときに気を付けるとよさそうなこと
Miroへのゲスト招待では、入力するメールアドレスがキーになります。参加者がすでにMiroアカウントを持っている場合には、そのメールアドレスで招待しなければなりません。
事前に参加者がMiroアカウントを持っているか確認しなければなりません。また、参加者がMiroアカウントを持っていない場合には、アカウント作成を依頼しなければなりません。
セミナーの申し込み時点で、Miroアカウント所有者には登録メールアドレスを確認する欄を設ける、比較的アカウントを作りやすいGmailを指定してメールアドレスを収集するなどの方法が考えられます。
ゲスト招待は、効果的なセミナーで有効そうですが、いくつか越えなければならないハードルがあります。このあたりの判断がキモになりそうです。